İşbu Veri Koruma Politikası’nın (Bundan sonra kısaca “Politika” olarak anılacaktır) amacı; Kişisel verilerinizin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Etik Bildirim ve Güvence Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti. (Bundan sonra kısaca “Etik Bildirim” olarak anılacaktır) tarafından sunulmakta olan her türlü hizmet kapsamında elde edilen ve/veya varsa üçüncü kişilerden alınan kişisel verilerin kullanımına ilişkin koşul ve şartları tespit etmektir.

Kişisel Veriler Kanunu Hakkında Genel Bilgilendirme

6698 KVKK 24 Mart 2016 tarihinde kabul edilmiş, 7 Nisan 2016 tarihli 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmıştır. KVKK’nun bir kısmı yayın tarihinde, bir kısmı ise 7 Ekim 2016’da yürürlüğe girmiştir. Kanun kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları kuralları düzenleme amacını taşımaktadır.

Etik Bildirim başta KVKK olmak üzere, kişisel verilerin korunmasına ilişkin yürürlükte bulunan ulusal mevzuata uygun davranacağını ve bu çerçevede kişisel verilerin gizliliğini korumayı ilke olarak benimsediğini ve aynı doğrultuda kişisel verilerin işlenmesine yönelik her türlü kanuni yükümlülüğe uygun hareket edeceğini, ilgili kişinin açık rızasını almaksızın her ne suretle olursa olsun ifşa etmeyeceğini, işlemeyeceğini, üçüncü kişiler ile paylaşmayacağını ve kullanmayacağını beyan eder.

Mevcut Politika, kişisel verilerinizin, Etik Bildirim tarafından nasıl ve hangi amaçla işlendiğine ve korunduğuna dair bilgi edinilmesi ve mümkün olan en iyi derecede şeffaflığı sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel veriler bu çerçevede; kaydedilecek, saklanacak, güncellenecek, ancak mevzuatın izin verdiği durumlarda 3. kişilere açıklanabilecek / devredilebilecek, sınıflandırılabilecek ve KVKK’da sayılan şekillerde işlenebilecektir.

Tanımlar

Kanun ve işbu Politika Metni Uyarınca;

• “Açık Rıza”: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
• “Kişisel Veri”: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Bu bağlamda sadece bireyin adı, soyadı, doğum tarihi ve doğum yeri gibi onun kesin teşhisini sağlayan bilgiler değil, aynı zamanda kişinin fiziki, ailevi, ekonomik, sosyal ve sair özelliklerine ilişkin bilgiler de kişisel veridir. Bir kişinin belirli veya belirlenebilir olması, mevcut verilerin herhangi bir şekilde bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmesi suretiyle, o kişinin tanımlanabilir hale getirilmesini ifade eder.
• “Anonim Veri”: Başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmiş verileri ifade etmektedir. Bu kapsamda, elde kalan veri üzerinden bir izleme yapılarak başka verilerle eşleştirme ve destekleme sonrasında verinin kime ait olduğu anlaşılabiliyorsa, bu verinin anonim hale getirildiği kabul edilemez.
• “İlgili Kişi ”: İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder. Kanunda, yalnızca gerçek kişilerin verilerinin korunması öngörülmüş, tüzel kişilerin verileri Kanun kapsamı dışında tutulmuştur. Kanunda yer alan kişisel verinin tanımı gereği, tüzel kişiye ait bir verinin herhangi bir gerçek kişiyi belirlemesi ya da belirlenebilir kılması halinde, bu veriler de Kanun kapsamında koruma altındadır.
• “Kişisel Verilerin İşlenmesi”: Firmamız ile paylaştığınız kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen, otomatik olarak, veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi kısacası veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

• “Kurul”: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
• “Kurum”: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
• “Başkan”: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanını,
• “Veri Sorumlusu”: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Bu kişiler, gerçek kişiler olabileceği gibi, kamu kurumları, şirketler, dernekler veya vakıflar gibi tüzel kişiler de olabilecektir. Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesini koordine eder.
• “Veri İşleyen”: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
• “ Veri Kayıt Sistemi”: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade etmektedir. Bir dosyalama sistemi olarak nitelenebilecek veri kayıt sistemi elektronik ya da fiziki ortamda oluşturulabilir.

Verilerin Toplanma Amacı ve Hukuki Sebebi

Verilerinizi toplamaktaki temel amacımız, size verdiğimiz hizmetlerin gereklerini, sözleşmenin ve teknolojinin gereklerine uygun şekilde yapabilmek, sunulan ürün ve hizmetlerimizi geliştirebilmek, güvenli, kesintisiz, verimli, kaliteli ve özel bir hizmet sağlamaktır.

Kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu Politika belirtilen amaçlarla da işlenebilmektedir.

Kişisel veriler, veri işlenmesinin disiplin altına alınması, faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin ve mahremiyetinin korunması ile veri güvenliğinin sağlanması, mevzuata ve Şirket politikalarına uyumun gerçekleştirilmesi hukuki sebeplerine dayanılarak toplanmaktadır.

Etik Bildirim kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. 6698 Sayılı KVKK12. Maddesinin 1. bendinde öngörülen;

• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, şartlarını yerine getirmek adına gerekli her türlü tedbirleri almakla yükümlüdür.

Toplanan Veriler Hakkında Bilgi

Firmamız çağrı merkezi, internet sitesi ve mobil uygulamalarındaki formlar aracılığıyla ad, soyad, adres, telefon, iş veya özel e-posta adresi, bildirim tarih ve saati, çalıştığı şirket, çalışma ve istihdam koşulları, her türlü bildirim konusu ve içeriği, bildirim konusuna ait belge ve kayıtlar, kanıt ve şahitlerin varlığı, bildirimin oluş tarihi ve süresi, alınması gereken aksiyon, yönetimin bilgisi, bildirimi alan kişi bilgisi, bildirim sahibine dönüş yapılıp yapılmadığı, gibi bilgiler ile; kullanıcı adı ve şifresi kullanılarak giriş yapılan sayfalardaki tercihleri, gerçekleştirilen işlemlerin IP kayıtları, tarayıcı tarafından toplanan çerez verileri ile gezinme süre ve detaylarını içeren veriler ile Sözleşme yapılan müşteriler ve tedarikçiler ile potansiyel müşteriler ve tedarikçilerin gereksinimleri ve iş koşulları, yazılı veya elektronik veya başka bir formatta olsun veya olmasın her türlü bilgiyi kapsar.

Kişisel Verilerin Edinildiği Yerler

• Verileriniz, çağrı merkezi, web sitesi, mobil uygulamalar, kısa mesaj, elektronik posta, sesli yanıt sistemi ve her türlü yazılı, sözlü, elektronik ortam vasıtasıyla kişisel verilerinizin işlenmesine yönelik rızanız,
• Satış ve pazarlama departmanı çalışanlarımız ile diğer satış kanalları, kağıt üzerindeki formlar, kartvizitler, dijital pazarlama aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamdan,
• Firmamız ile ticari ilişki kurmak, teklif vermek gibi amaçlarla, kartvizit, yapılan sözleşmeler, sair yollarla kişisel verilerini paylaşan kişilerden alınan, fiziki veya sanal bir ortamda, yüz yüze ya da mesafeli, sözlü veya yazılı ya da elektronik ortamdan,

Kanunun 5 ve 6. maddeleri ile sair mevzuatta belirtilen hukuki sebeplere dayanarak toplanabilir ve işbu Politika’da belirtilen amaçlarla işlenebilir.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Etik Bildirim, hizmetleri sağlarken, müşteri hakkında ticari sır veya gizli yahut ticari olarak hassas veya kamunun kullanımına açık olmayabilecek bilgileri edineceğini onaylar.

Etik Bildirim  söz konusu kişisel verileri Kanun’da belirtilen istisnalar haricinde gizli tutacağını ve ilgili kişinin açık rızasını almaksızın her ne suretle olursa olsun ifşa etmeyeceğini, işlemeyeceğini, üçüncü kişiler ile paylaşmayacağını ve kullanmayacağını, yurtdışına aktarılmayacağını kabul ve taahhüt eder.

Kişisel verileriniz, Firmamız nezdinde yer alan veri tabanında ve sistemlerde KVKK’nun 12. maddesi gereğince gizli olarak saklanacak; yasal zorunluluklar ve bu Politika’da belirtilen düzenlemeler haricinde hiçbir şekilde üçüncü kişilerle paylaşılmayacaktır.

Kişisel Verilerin Korunması

Firmamız, kişisel verilerinizin barındığı sistemleri ve veri tabanlarını, KVKK’nun 12. Maddesi gereği kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemekle, yetkisiz kişilerin erişimlerini engellemekle, erişim yönetimi gibi yazılımsal tedbirleri ve fiziksel güvenlik önlemleri almakla mükelleftir. Kişisel verilerin yasal olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesinin öğrenilmesi halinde durum derhal, yasal düzenlemeye uygun ve yazılı olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirilecektir.

Kişisel Verileri Saklama Süresi

Etik Bildirim  kişisel verileri, hizmetten en iyi şekilde faydalanılmasını sağlayabilmek amacıyla işbu Politika’da belirtilen şartlar çerçevesinde ve ilgili hizmetin mahiyetinden ve sözleşmesinden kaynaklanan yükümlülükleri yerine getirebilmek adına işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edecektir.

Buna ek olarak, Etik Bildirim doğabilecek herhangi bir uyuşmazlık durumunda, uyuşmazlık kapsamında gerekli savunmaların gerçekleştirilebilmesi amacıyla sınırlı olmak üzere ve ilgili mevzuat uyarınca belirlenen zamanaşımı süreleri boyunca kişisel verileri saklayabilecektir.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi

Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kısaca verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyalar tespit edilir ve verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre de-manyetize etme, fiziksel yok etme, üzerine yazma gibi yöntemlerden bir ya da bir kaçı kullanılır.

Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru Tutulması

KVKK’nun 4. maddesi uyarınca Firmamızın kişisel verilerinizi doğru ve güncel olarak tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu kapsamda Firmamızın yürürlükteki mevzuattan doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için Müşterilerimizin doğru ve güncel verilerini paylaşması veya web sitesi / mobil uygulama üzerinden güncellemesi gerekmektedir.

Kişisel Veri Sahibinin Hakları Ve Düzeltme Talepleri Hakkında

Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVKK’nın 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Söz konusu haklar, kişisel veri sahipleri tarafından www.etikhat.com.tr adresine yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen yöntemlerle iletilmesi halinde olabildiğince kısa sürede ve her halükârda 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Taleplere ilişkin olarak herhangi bir ücret talep edilmemesi esas olmakla birlikte, Şirketin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ücret tarifesi üzerinden ücret talep etme hakkı saklıdır.

Veri Sahibi, işbu gizlilik politikasına konu bilgilerinin tam, doğru ve güncel olduğunu, bu bilgilerde herhangi bir değişiklik olması halinde bunları derhal güncelleyeceğini taahhüt eder. Veri Sahibinin güncel bilgileri sağlamamış olması halinde Etik Bildirim’in herhangi bir sorumluluğu olmayacaktır.

KVKK Yürürlüğe Girmeden Önce Elde Edilen Kişisel Verileriniz

KVKK’nun yürürlük tarihi olan 7 Nisan 2016 tarihinden önce hizmet satın alma ve diğer şekillerde hukuka uygun olarak elde edilmiş olan kişisel verileriniz de bu Politikada düzenlenen şart ve koşullara uygun olarak işlenmekte ve muhafaza edilmektedir.

Kişisel Veri Koruma Politikası’nın Yenilenmesi

Etik Bildirim  işbu Politika hükümlerini zaman zaman güncelleyebilir. Bu nedenle en güncel versiyona ulaşmak için, düzenli olarak www.etikhat.com.tr adresini ziyaret etmenizi öneririz. Söz konusu güncellemeler yayınlanma tarihinden itibaren geçerli olacaktır.

 İletişim

Kanun’un uygulanmasıyla ilgili talepleriniz ve kişisel verilerinizle ilgili her türlü soruyu, noter, iadeli taahhütlü mektup ve benzeri ile Mecidiyeköy Mah. Celilağa İş Merkezi Kat:2 Daire:7/8 Şişli, İstanbul adresine ya da [email protected] olan e-posta adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Etik Bildirim  yukarıda yer alan talepler uyarınca, gerekçeli olumlu/olumsuz yanıtını, yazılı veya dijital ortamdan verebilir.